司法書士法人神戸合同事務所様｜業務効率化により年間200時間を削減、業績3割増

朝礼資料の自動化と業務フローの改善を8年間継続

司法書士法人神戸合同事務所様は、神戸市に拠点を置く司法書士法人です。
ご相談当時、所長は毎朝1時間を朝礼資料の作成に費やしておられ、繁忙期には1日14時間に及ぶ業務が続いていました。

プリムスクリエイティブでは、朝礼資料の作成自動化を起点に、業務の棚卸しや業務フローの見直しを支援。
その後も月次ミーティングを通じて改善を重ねた結果、年間200時間の業務時間削減と業績3割増につながりました。

ご相談当時の課題は、所長に業務が集中し、「所長にしかできない業務」と「ほかのスタッフでも対応できる業務」が整理されていないことでした。

毎朝1時間をかけて作成していた朝礼資料も、必ずしも所長自身が担う必要のない業務でしたが、長年の習慣となっていたため、見直す機会がないまま続いていました。
共通の知人からご紹介いただいたことをきっかけに、まずは業務全体の棚卸しから支援を開始しました。

最初に取り組んだのは、朝礼資料の作成自動化です。
既存のツールで対応できる部分には既製のツールを活用し、事務所独自の運用に合わせる必要がある部分のみ、個別にシステムを開発しました。

すべてを独自開発するのではなく、既製のツールと個別開発を適切に組み合わせることで、必要な機能を確保しながら、導入や運用にかかる負担を抑えています。
導入後も毎月ミーティングを実施し、業務の状況を確認しながら継続的に改善を重ねました。

朝礼資料の作成にかかっていた時間はほぼゼロとなり、年間約200時間の業務時間を削減できました。

これにより、所長は営業や採用など、経営者として判断が必要な業務に時間を充てられるようになりました。
こうした業務改善を継続した結果、業績は取り組み前と比べて3割増となりました。

支援開始から8年間、毎月訪問させていただき、業務の状況に応じた改善提案を続けています。

弊社の同じ担当者が継続して対応することで、事務所の業務内容やこれまでの経緯を踏まえた提案が可能になっています。
一度に大きく仕組みを変えるのではなく、実際の運用状況を確認しながら改善を積み重ねてきたことが、長期的な成果につながっています。

次のような課題をお持ちの企業様に、同様の業務改善をおすすめします。